Efter en demo av Accurator var beslutet enkelt. Plattformen var användarvänlig, lätt att komma igång med, och löste ett problem Maged kände igen på direkten.
HFF Byggpartner arbetar med samverkans- och CM-entreprenader åt privata fastighetsbolag, projektutvecklare och kommuner. Maged Elzant är medgrundare och inköpschef. Han har jobbat med inköp och UE-upphandlingar sedan 2014 och vet exakt vad som går sönder när den processen saknar ordning. När han startade HFF ville de inte repetera samma misstag.
– Det vi ville var att skapa rätt förutsättningar och rätt struktur i inköpsarbetet från början. Inte fortsätta med samma spår som man tyckte var jobbigt förut, konstaterar Maged.
Efter en demo av Accurator var beslutet enkelt. Plattformen var användarvänlig, lätt att komma igång med, och löste ett problem Maged kände igen på direkten.
Hur det ser ut utan Accurator är Maged väl förtrogen med. Underlagen var för stora för ett mejl och fick skickas i omgångar. När svaren väl kom in visste man knappt vilken version mottagaren hade fått.
– Man vet inte ens vilken version man har. Det har gått en vecka, kanske två, och man har inte koll på vem som fått vad och när anbudstiden egentligen går ut, förklarar Maged.
Till det kom personberoendet. Om inköparen inte var på plats visste ingen annan var projektet stod. Vilka leverantörer som tackat ja, vilka som inte kommit in, vem som ens hade fått förfrågan. I ett litet och växande bolag är det en sårbarhet man inte har råd med.
Hos HFF Byggpartner är det inte tal om att använda gamla favoriter för att det är bekvämt. Alla leverantörer utvärderas mot samma kriterier. Ekonomin granskas, kreditvärdigheten kontrolleras via Syna för att säkerställa den ekonomiska bakgrunden hos UE och tilltänkta leverantörer, och historiken vägs in.
– Vi behandlar alla lika. Inköpsarbetet ska vara rättvist, och det är ett viktigt moment. Går det fel där drabbar det projektet, säger Maged.
I ett projekt kan det handla om 20 olika UE-upphandlingar. För varje upphandling skickas förfrågan till sju, åtta, kanske tio leverantörer, för att till slut ha fyra till fem att göra en riktig utvärdering på. Att göra det manuellt, med separata mejl till varje mottagare, är en tidsinvestering Maged inte längre är beredd att göra.
– Det tar enorma timmar. Och det är inte tid som skapar värde för projektet. Tänk dig att sitta och skriva samma mejl till 15 personer – och det är bara ett enda inköp. Under ett projekt har du kanske 20 UE att skicka till, säger han.
HFF Byggpartner lovar sina beställare öppenhet i kostnader och process. Accurator gör det möjligt att uppfylla det löftet konkret. Beställaren kan följa vilka leverantörer som fått förfrågan, vad de lagt för pris och hur utvärderingen ser ut.
– Det är en öppen dialog. De ser allt. Jag kan visa dem direkt i Accurator hur allt ligger till och vilka som har tackat ja eller nej. Och om jag inte är på plats kan en kollega gå in och se samma sak. Vilka som lämnat anbud och vad som kommit in, förklarar Maged.
För Maged är det tydligt vad ett upphandlingssystem ska och inte ska göra. Klicka och skicka till 15 leverantörer på en gång, hålla koll på statusen, ge kollegorna tillgång utan att allt hänger på en person. Det är det som är Accurators uppgift.
Utvärderingen, den mänskliga bedömningen av om en aktör passar för just det här projektet, de gör inte något system åt dig.
– Den tiden är viktig och den kan Accurator inte ta åt dig. Men all tid i förarbetet, att samla underlag och skicka ut förfrågningar, det sparar systemet enormt mycket tid på, säger Maged.
Till den som fortfarande hanterar upphandlingsarbetet i mejl och Excel är budskapet enkelt: det gick att göra det så, för man var tvungen. Men i en bransch där tidspressen är konstant och felen kostar, är det inte försvarbar tid längre.
Testa Accurator redan idag – boka tid med en av våra experter.
