Redan i kalkylskedet använder vi Accurator för att få en prisbild. Det gör att våra anbud blir mer träffsäkra och baseras på fakta istället för magkänsla, vilket ökar vår träffsäkerhet.
Partnex är en Stockholmsbaserad totalentreprenör som grundades 2018. Med fokus på nyproduktion, och en växande satsning på träbaserade småhus, arbetar bolaget med cirka 25 medarbetare. Istället för egna hantverkare lägger Partnex fullt fokus på upphandling och projektstyrning.
I den rollen är inköpsarbetet centralt – och för Jonas Jonasson, inköpsansvarig på Partnex, blev det snabbt tydligt att det behövdes en bättre struktur.
– Det blev för mycket manuellt arbete. Excel, mejl, utdaterade kontaktlistor. Det tog tid, det blev rörigt – och ibland skippade man viktiga steg för att det var för omständligt, säger han.
För att få kontroll och skapa ett hållbart arbetssätt valde Partnex att implementera inköpssystemet Accurator.
Många inköp per projekt kräver smarta verktyg
Partnex väljer ofta att bryta ner sina projekt i mindre inköpspaket i stället för att lägga allt på stora totalentreprenörer. Ett flerbostadsprojekt kan därför innehålla 60 eller fler separata inköp – allt från stommar, fönster och dörrar till kök, badrum och inredning.
– Vi vill kunna välja den bästa leverantören för varje kategori. Det ger bättre pris och kvalitet, men också mycket att hålla ihop, säger Jonas.
Att hantera allt detta manuellt var inte hållbart.
– Idag gör jag upphandlingarna för två stora projekt parallellt. Utan Accurator hade det inte gått. Det sparar inte bara tid – det innebär i praktiken att vi inte behöver anställa en inköpare till.
Struktur från kalkyl till avtal
Tidigare låg mycket information utspridd i mappar, listor och mejltrådar.
– Med Accurator är allt samlat. Jag skickar offertförfrågningar med några klick, får in svaren i samma vy och kan jämföra leverantörer direkt i systemet. Det sparar massor av tid och ger bättre underlag för beslut.
Systemet används även redan i kalkylskedet.
– När vi räknar på nya jobb skickar vi ut förfrågningar för att få en prisbild. Det gör att vi kan lämna mer träffsäkra anbud. Tidigare byggde det mer på magkänsla och samtal.
Transparenta upphandlingar – även för beställaren
I samverkansprojekt har Partnex möjlighet att bjuda in beställare i Accurator för att följa upphandlingen i realtid.
– De ser vilka vi frågat, vad som kommit in och hur vi jämför. Det förenklar dialogen och ökar förtroendet. Allt är spårbart, och vi kan alltid visa hur vi kommit fram till våra val.
Systemet gör det också enkelt att uppfylla krav från beställare om att tillfråga flera leverantörer per kategori.
– Vi skickar till minst fem. Det tar några sekunder – jämfört med att manuellt mejla alla, som vi gjorde tidigare.
Digital signering och kontroll i varje steg
Jonas använder även systemets digitala signering, vilket eliminerat behovet av papperskopior, skanning och mejlande.
– Vi har full kontroll på vad som är signerat, av vem och när. Allt sparas och är enkelt att gå tillbaka till.
Accurators kreditupplysning är ett annat verktyg Jonas ser som avgörande.
– Att kunna göra en snabb kreditkontroll innan man skickar ut en förfrågan är superviktigt. Särskilt i dagens marknad där konkurser är vanliga.
Låg tröskel – även för leverantörer
De flesta av Partnex samarbetspartners har redan använt Accurator, vilket underlättar inför varje upphandling. Och för dem som inte gjort det tidigare går det snabbt att lära sig.
– Skulle någon mejla in ett anbud istället för att lägga in det själv, så matar jag in det manuellt. Då får vi ändå allt samlat – vilket är det viktiga.
Jonas planerar också att börja använda funktioner för leverantörsbetyg och svartlistning mer aktivt.
– Just nu bygger vi mycket på erfarenhet och muntlig överföring. Men i takt med att vi växer blir det viktigt att dokumentera det också, så att fler kan fatta välgrundade beslut.
– Det handlar inte bara om att spara tid. Det handlar om att få bättre avtal, färre missförstånd och ett arbetssätt som håller när vi växer.
Vill du veta hur Accurator kan effektivisera även din inköpsverksamhet? Kontakta oss för en demo – vi visar gärna hur det fungerar i praktiken.
Testa Accurator redan idag – boka tid med en av våra experter.
