Accurator ger oss just det stöd vi behövde oavsett om det gäller skolmaterial, fastighetstjänster eller entreprenad. Att samla allt på ett ställe gör stor skillnad för effektiviteten
Handelshögskolan i Stockholm är en av Nordens mest välrenommerade kunskapsinstitutioner. Sedan starten i början av 1900-talet har skolan utbildat ledare, forskare och entreprenörer i världsklass. Bakom utbildningen står en organisation med cirka 400 anställda, fyra fastigheter och en stor del finansiering från donationer och partnerskap med näringslivet. För att kunna fortsätta utvecklas behövde skolan tydligare ramar även för inköpsarbetet.
När Malin Bull Wijkman tillträdde som Inköps- och hållbarhetschef hösten 2024 fick hon i uppdrag att bygga en ny inköpsstruktur och göra inköpen långsiktigt hållbara. Vissa områden, som IT, hade redan en tydlig struktur, men för att hela organisationen skulle kunna följa samma riktlinjer behövdes bättre stöd.
"Accurator ger oss just det stöd vi behövde oavsett om det gäller skolmaterial, fastighetstjänster eller entreprenad. Att samla allt på ett ställe gör stor skillnad för effektiviteten", säger Malin.
Skolans behov sträcker sig långt bortom undervisning och forskning. Förutom fastighetsförvaltning arrangerar de seminarier och evenemang och driver dotterbolaget Executive Education med företagsanpassade kurser.
"Bara under ett år kan det handla om hundratals olika inköp allt från licenser och skolmaterial till renoveringar och transporter. Därför behövde vi en struktur som alla kan följa," berättar Malin.
Tidigare följde organisationen policys, rutiner och processer, men de efterlevdes inte alltid konsekvent. "Folk vill göra rätt, men utan stöd hittar man ofta egna snabba lösningar. Då tappar vi både överblicken och möjligheten att samla volymer hos färre leverantörer,"förklarar hon.
Malin hade erfarenhet av Accurator sedan tidigare och visste att systemet kombinerar enkelhet med struktur. "Jag kände direkt att det här är ett verktyg som inte avskräcker. Det är logiskt och användarvänligt," säger hon.
Accurator digitaliserar hela upphandlingsprocessen, från förfrågan till leverantörskontroller. Tidigare sköttes många inköp via mejl,vilket gjorde det svårt att följa upp beslut och avtal om någon slutade. Med Accurator finns all information samlad, spårbar och enkel att följa även långt senare.
Verktyget frigör tid, särskilt för medarbetare som gör upphandlingar mer sällan. "De slipper leta leverantörer själva,eftersom databasen redan innehåller de som är godkända enligt våra krav. Det sparar tid och gör arbetet tryggare," säger Malin.
Hon har också infört ett krav: alltid ta in minst två till fem anbud beroende på inköpskostnad. "Det gör att vi kan jämföra och välja det som är bäst för skolan, både i pris och kvalitet. Bara genom att ta den extra rundan sparar vi pengar och vi säkrar bättre avtal."
Handelshögskolan har hög digital mognad, vilket gör att implementeringen går smidigt. Medarbetarna är vana vid digitala verktyg och ser fördelarna med en gemensam plattform.
"Jag ser fram emot att på sikt koppla på flerfunktioner, som avtalsdatabas och möjligheten att samla in hållbarhetsdata. Hållbara inköp är en central del av mitt uppdrag, och det blir bara viktigare framöver," säger Malin.
Gamla fastigheter kräver löpande renoveringar och ombyggnationer, och här ser Malin särskilda fördelar med verktyget. "Accurator fungerar både för entreprenader och för vardagliga inköp."
Samtidigt stärker systemet kulturen av öppenhet. När fler får insyn i leverantörsval, priser och villkor ökar både medvetenhet och ansvarstagande i organisationen.
Är du nyfiken på Accurator? Läs mer eller boka en demo redan idag så berättar vi mer.
Testa Accurator redan idag – boka tid med en av våra experter.
